Повышение доступности архивных документов для жителей Челябинской области
Проект направлен на повышение доступности архивных документов для широкого круга пользователей, обеспечение комфортности при посещении читальных залов архива.
Обеспечение доступа к архивным документам, благодаря проекту, оказывается двумя способами: очно в читальных залах и удаленно посредством АИС-Архив.
Основными задачами проекта стали:
- обеспечение однократной электронной регистрации пользователей в читальных залах архива, в том числе в удаленном формате, с возможностью использования ранее предоставленных данных, обеспечение возможности пользователям записываться в читальные залы в режиме онлайн, выбирать читальный зал, дату и время посещения, а также оформлять заказы дел в читальный зал архива в режиме он-лайн
- автоматизация создания требований на заказы дел специалистами архива, процесса отбора дел, переведенных в электронный вид, а также сокращение времени на перемещение дел между зданиями архива, их выдачи, получения разрешений на выдачу архивных дел;
- оптимизация процесса сбора статистической информации в рамках
предоставления государственной услуги, учета полного цикла работ по сканированию архивных документов, учета электронного фонда пользования, выдачи дел, а также автоматизация учета всего цикла работ по реставрации архивных документов, учета дел, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (далее – НФС), предоставление пользователям актуальной информации о восстановлении дел и их выдаче в читальных зал архива.
Результаты:
Экономический эффект от внедрения:
720 тыс. рублей ежегодно за счет экономии фонда оплаты труда, расходных материалов, переход на безбумажную форму учета работ, снижения количества посещений пользователей для получения госуслуги
Социальный эффект от внедрения:
Повышение доступности государственной услуги, предоставление актуальной информации пользователям:
1. сокращение количества посещений архива для получения государственной услуги с двух раз до одного;
2. сокращение времени на регистрацию пользователя в читальном зале архива при предоставлении государственной услуги с одного рабочего дня до 24 минут.
3. сокращение времени ожидания в очереди при предоставлении госуслуги с 15 минут до 2 минут.
4. сокращение общего времени на предоставление государственной услуги: с выдачей дел на бумажном носителе - с трех рабочих дней (23,8 часа) до 12 часов; с выдачей электронных дел - с 12,7 часа до 5 минут.
